「メールを制すものが、ビジネスを制する！」

これは大げさじゃありません。

これまでたくさんの方々と働いてきましたが、たしかに「ビジネスがうまいと感じる人」＝「メールがうまい人」だったような気がします。

起業して以来メールの回数が激増しましたが、ちょっとした文面のミスで相手に不快な思いをさせてしまうことが結構ありました。

「わかりづらい。。」「返事が遅い！」と言われることもしばしば。。

「『メール技術』を向上していきたい！」と思い、これまでの反省点を踏まえ、改善していきたい項目を8個書いてみました。

ある先輩のアドバイスを元に作成したんです。

「ビジネスメールがあんまりうまくできないんだよなぁ〜」

と感じる方は、ぜひこの8項目を参考にしてください！

What are the 8 tips of businees email Nobita just learned??(´∵`)??

1. 件名で“中身”を示せ！

メールが来ると、受けた人はメールボックスを開き、着信日時順に件名と発信者、そして件名が一覧化している状態を目にします。

忙しい人は大量の受信メールがあるからこそ、件名だけで内容がすぐわかるとすごく助かります。

問題はどうやって件名だけですぐ内容がわかるようにするか。

例）

多くの人がよく使ってしまうのが「〜について」という件名。これでは内容があいまいです。

「会議の“議事録”」なのか、「会議の“キャンセル”」なのか、それとも「会議の“場所”」についてなのか、全く中身がわかりません。

「〇〇会議について」「欠席の連絡：〇〇会議」

上記のように最初に具体的な言葉を持ってくるだけで、すごく中身がわかりやすくなります。

また、僕の先輩がよく使うのですが、【緊急！】【要返信！】といった目立つ表記を最初にもってくるのはうまいです。

カギ括弧で囲むだけで、優先度がすぐに理解できますよね。

2. 箇条書きを使う

これは言うまでもありません。

長い文章でズラズラ説明するよりも、グループ分けした方が頭に入っていきやすいです。

ブログだと使っている人は多いですが、メールでは箇条書きを使っていない人が意外と多いです。メールでも意識して使いましょうよ！

ただ気をつけたいのは、「羅列しすぎない」ということ。あまりに箇条書き項目が多すぎるとわかりずらいです。。

箇条書きはできれば5つまでに抑えたほうがいいと思います。

「じゃあ5つ以上の項目があるときはどうするの？(･ ･?)」

その場合には、「親要素・子要素」を決めます。

例えば10個も箇条書きしたい項目があるときは、まず全体を5つに大きくカテゴライズします。

そして親要素5つに対して、箇条書きの項目10個（子要素）を分類していくといった流れです。

3. やりとりを減らす工夫

メールが1通増えるだけでも、忙しい人にとってはめんどうなもの。なるべくやりとりを減らすような工夫が必要です。

電話でやりとりの場合には上記でもOKですが、もしメールで1通ずつやりとりしていたら、時間がいくらあっても足りません。（メールだけでその日の仕事時間がとられてしまう。。）

やりとりを減らすために、以下↓のように一歩踏み込んだ内容を送りましょう。

これならメールはたった2通で終了。やりとりのムダを大幅に省け、相手は大いに助かります。

メールではこうした細かい工夫を続けることによって、大きな時間短縮につながります。

4. 「返信不要」を必ず伝える！

返信不要のときは、その旨を伝えるとすごく親切です。

例）

最後の一文にこれがあるだけでめっちゃ助かる！

普段のメールで以下のように感じることがありませんか？

特に日本人は、どんなメールでも「返信しないと失礼」と思っている人が多いです。

だからこそ「返信不要」の一言があるだけでありがたいです。少しも引け目を感じることなく、「返信しない」という選択ができます。

5. メールを見るのは1日3回まで！

あなたは1日にメールの確認を何回やっていますか？

20回、30回という人は危険だと思います。それを毎日やっていたら、かなり膨大な時間をムダにしていることになります。

ちょうど気分がノッてきて集中している時に、メールを見て中断されてしまうはすごくもったいないです。生産性がかなり悪くなります。。

また、大事な仕事の途中でメールを返そうとすると、心あらずで文面にミスが起こりがちです。

メールをチェックするタイミングを決め、そのときだけ集中して返信するようにしましょう！

そうは言っても、「返信が遅れてしまうのがヤダ！」と思ってしまう人もいるでしょう。

そこで、スマホなどで「メールが来たこと」と「差出人と件名」だけは“チラ見”でわかるようにします。

緊急を要する件名のメールだったときだけ、PCでメールボックスを開き返信。

「チラ見」程度ならそこまで作業中に時間のロスにはなりませんよね？

6. メールは貯めない！

メールはすぐに返すのが基本！後に残すと気が散って仕事に集中できません。あまり多くは貯めすぎないようにしましょう。

すぐに決断できないときや時間がかかりそうな時でも、「確認したこと」を返信したほうが良いです。

例）

自分が送ったメールを読んだことがわかるだけで、相手はかなり安心します。

その場ですぐ結論を出す必要はありません。「確認しましたよメール」は必ず送りましょう。

また、外出しているときに、スマホで長い文章を送るのは危険だと思います。（※相当慣れている人を除く）

スマホでは時間がかかるし、PCよりも文章ミスが起こりやすいです。

「いまは電車の中にいるため、後ほどちゃんとしたメールをお返しします」という短い文面までに抑えるのが安全策でしょう。

僕はスマホから送信する場合、「iPhoneから送信」と表示されるようにしています。

そうすれば相手は、「あっ、この人は外出中なのにわざわざ送ってきてくれたんだ〜」と思ってくれるでしょう。

7. 定型文はすべてコピペ

メールでは何回も使う文章ってありますよね？

• いつもお世話になっております。
• メールを拝見いたしました。
• ◯◯の件、承知いたしました。
• お問い合わせの件について、ご説明いたします。
• 添付ファイルにてお送りいたします。etc

これらはエクセルやEvernoteなんかにまとめて貼り付けておいて、コピペですぐ使えるようにしておきましょう。

Gmailの場合には、「返信定型文」を利用して、ボタン1つですぐに文面をだせるようにできます。

これは利用しないとマジ損ですよー！

ただ、同じ人に何回も全く同じ文面を連発すると失礼になる場合もあります。「あいつ、全部コピペしてんなぁ〜」と思われます。。

ベースの文章はコピペしたもので構いませんが、状況に応じて、その人にあった文章に編集してから送りましょう！

8. 見直し必須！

どんな短い文章でも見直しは必ず2回以上行いましょう！ 心のなかで声に出して確認します。

情報の書き間違いは、ビジネスではかなりの致命傷になりえます。メールの打ち間違いが原因で、倒産・破産まで陥った会社もあるぐらいです。

自分が特に重要だと思ったメールに関しては、一晩寝かすのがベターかもしれません。念には念をいれましょう！

（※もちろん事前に「検討したあとに返します。」という旨のメールを送ります。）

さいごに：「メール技術」はマジで重要！

起業して以来『メール技術』の重要性はかなり実感しています。

もちろん起業する前もメールすることは多かったですが、社内の人たちとがほとんどでした。『メール技術』の低さが、さほど大きな問題になることはなかったですね。

でも当然ながら、社内メールと社外メールでは大きく重要度が違いましたー！1通1通の“重み”が違う。

メールがうまくできるだけで、間違いなく相手との仕事が円滑に進みます！ビジネスメールが苦手だと感じる方は、ぜひ今回の8項目を参考にしてくださいね。

メールは顔の見えないコミュニケーションだけに、誤解が生まれやすいです。本人の自覚がないまま失礼に捉えられてしまうことがよくあります。

情報の伝達手段としてメールはとても便利ですが、怖いものでもあります。

どんなメールでも読んでいただく方に敬意を払い、慎重に作成・確認して送ることをおすすめします！